7 Bước Tổ chức Sự kiện tiệc tất niên cuối năm hiệu quả nhất cho doanh nghiệp

Để có thể lên một kế hoạch và lựa chọn địa điểm hợp lý cho sự kiện cuối năm, đầu tiên cần xác định rõ mục tiêu cũng như quy mô của sự kiện. Đánh dấu một năm thành công và gặt hái được nhiều thành quả, may mắn những năm tiếp theo, mỗi công ty sẽ tổ chức buổi tiệc tất niên. Buổi tiệc như một lời tri ân của ban giám đốc gửi đến toàn thể nhân viên. Việc cần làm là doanh nghiệp bạn cần xác định mục đích quan trọng của việc tổ chức sự kiện tiệc tất niên. 

- Bạn muốn tổ chức sự kiện cuối năm với mục đích chính là gì?

- Dự kiến sẽ có bao nhiêu khách hàng đến tham dự

- Địa điểm sự kiện là ngoài trời hay trong nhà?

- Chi phí tổ chức sự kiện?

- Tri ân tập thể, cá nhân thành viên công ty

- Tri ân đối tác khách hàng

- Thành quả và thiếu sót của năm qua

- Định hướng và mục tiêu phát triển trong năm mới 

- Vui chơi, giải trí, liên hoan dịp cuối năm...

Sau khi đã thống nhất được mục đích cũng như quy mô bước tiếp theo là lựa chọn địa điểm phù hợp nhất.

Thời gian tổ chức tiệc tất niên thường vào cuối tuần của tuần cuối tháng. Tính theo âm lịch thường sẽ diễn ra từ ngày 15 tháng Chạp đến thời điểm nghỉ Tết. Vừa vào thời điểm cuối năm, không khí tràn ngập mùi vị Tết đến Xuân về, cũng là ngày nghỉ của tất cả mọi người. Thời gian sự kiện diễn ra sẽ vào tầm 120 phút. Đủ để tạo sự hưng phấn cho khách mời tham dự, cũng như không gây sự nhàm chán, mệt mỏi. Một số lưu ý cho các bạn khi tổ chúc tiệc cuối năm. Đầu tiên, bạn nên có nhiều phương án thời gian tổ chức trong kế hoạch tổ chức sự kiện. Vì thời điểm cuối năm, địa điểm sẽ dễ bị “cháy”, nếu trường hợp địa điểm bạn muốn thuê đã kín chỗ, bạn thử linh hoạt đổi sang ngày khác để tránh sự xáo trộn, trì hoãn trong kế hoạch của mình.

Lựa chọn địa điểm tổ chúc sự kiện cuối năm cũng cần được tính toán quan trọng và kĩ lưỡng, lựa chọn địa điểm phù hợp với số lượng người tham dự, phù hợp với kế hoạch tổ chức của doanh nghiệp. Thông thường các doanh nghiệp thường hay lựa chọn các nhà hàng sang trọng, hội trường lớn để tổ chức sự kiện tất niên, tuy nhiên nếu kết hợp với các hoạt động vui chơi, team building các doanh nghiệp có thể lưu ý lựa chọn các địa điểm ngoài trời để có một không gian thoải mái cho các hoạt động tập thể.

Một số lưu ý khi lên kế hoạch địa điểm tổ chức sự kiện:

- Không gian: Phù hợp với tính chất sự kiện. Đảm bảo yếu tố sức chứa đủ số lượng khách mời tham dự. Không gian phải phù hợp không nên quá rộng hoặc chật. Vì rộng sẽ khiến không khí chương trình bị loãng, còn chật sẽ tạo cảm giác khó chịu đối với khách mời tham dự. 

- Vị trí: Điều này khá quan trọng, bởi địa điểm phải dễ tìm, thuận tiện đi lại. Không nên quá xa, nếu ở nội thành thì nên bố trí xe đưa đón đến địa điểm. 

- Tiệc: Có thể sử dụng buffet hoặc set menu tùy theo từng từng doanh nghiệp. Nhưng phải đảm bảo thực đơn đủ các món: khai vị, món chính, tráng miệng, nước uống. 

- Chất lượng phục vụ: Thái độ nhân viên phục vụ cũng khiến khách mời cảm thấy thoải mái hay khó chịu trong từng hành động nhỏ. 

- Tiện ích hỗ trợ: Bãi giữ xe, hệ thống âm thanh, ánh sáng,…

- Chi phí: Tiệc, địa điểm, phục vụ, đền bù,…

Lên danh sách và chốt số lượng khách mời tham dự nên diễn ra sớm sẽ giúp bạn dự trù kinh phí, địa điểm, các hạng mục trong kế hoạch tổ chức sự kiện cuối năm của công ty. Tránh được tình trạng mất kiểm soát chương trình hoặc thiếu hụt ngân sách đã dự trù. Kế hoạch khách mời tham dự chương trình tiệc tất niên công ty.

- Xác định thành phần khách mời, số lượng khách mời: nhân viên công ty, đối tác, khách hàng thân thiết,…

- Danh sách phân loại khách mời: Khách mời VIP, khách mời chính thức, khách mời dự bị. Mỗi thư mời đều đi kèm thông tin cơ bản của từng khách mời: Tên, chức vụ, bộ phận công tác, thông tin số điện thoại, mail...

Xác định chủ đề cho sự kiện có thể hiểu là nội dung mang tính khái quát. Có khả năng truyền tải thông điệp, mục đích, nội dung, hình thức,… của sự kiện. Dựa vào chủ đề các doanh nghiệp sẽ xây dựng chương trình, kế hoạch tổ chức sự kiện, ý tưởng, kịch bản tổ chức tiệc tất niên công ty. 

Ý tưởng tổ chức tiệc tất niên là điểm thu hút, mang đến dấu ấn riêng, đặc sắc, khác biệt cho các buổi tiệc. Sẽ đơn giản hơn nếu như chỉ tổ chức theo format quen thuộc như tổng kết, báo cáo, khen thưởng, tiệc, văn nghệ, sẽ gây cảm giác quen thuộc, nhàm chán, không tạo được sự cao trào, không để lại nhiều ấn tượng cho khách tham dự. 

Kịch bản chương trình tiệc tất niên cuối năm gồm 2 loại kịch bản: kịch bản tổng quát và kịch bản chi tiết. Kịch bản chi tiết, còn gọi là kịch bản MC. Nội dung kịch bản sẽ kèm lời dẫn của MC và phần phân công việc cho đội ngũ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Kịch bản tổng quát là bao gồm toàn bộ các công việc của buổi tiệc tất niên công ty. Nhân sự chạy chương trình sẽ là người nắm kịch bản này để tiện việc quản lý lịch trình chung. Phía âm thanh, ánh sáng và màn hình led (nếu có) cũng sẽ nắm bắt nội dung để điều khiển cho phù hợp với chương trình. Kịch bản chương trình tiệc tất niên cuối năm dựa theo các concept khác nhau nhưng không thể thiếu các hạng mục sau:

- Vinh danh, khen thưởng nhân viên đạt thành tích xuất sắc.

- Trình chiếu video clip tổng kết tình hình công ty. 

- Tiết mục biểu diễn: ca sĩ, nhóm nhảy hoặc tiết mục từ nhân viên công ty. 

- Bốc thăm trúng thưởng 

Kế hoạch tổ chức tiệc tất niên sẽ không thể thiếu phần dự trù kinh phí. Có rất nhiều hạng mục cần chi trong quá trình chuẩn bị cho đến khi kết thúc sự kiện. Cụ thể bao gồm:

- Thuê địa điểm, tiệc, trang trí địa điểm; 

- Thiết bị âm thanh, ánh sáng, màn hình led; 

- Thiết kế in ấn backdrop, banner, thiệp mời; 

- Quay phim, chụp hình;

- Nhân sự biểu diễn, lễ tân, MC, nhân công setup;

- Quà tặng;

- Chi phí phát sinh dự phòng 

Trên đây là kế hoạch tổ chức tiệc tất niên công ty chi tiết hoàn chỉnh. Nếu bạn quá bận rộn với công việc cuối năm, cần đơn vị hỗ trợ tổ chức tiệc tất niên, tổ chức hội nghị tổng kết cuối năm hay tổ chức lễ tri ân khách hàng, đừng ngần ngại, hãy liên hệ với chúng tôi để có thể tổ chức sự kiện tất niên cuối năm ấn tượng nhất.